home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pc_pr17 / pc-pr.doc next >
Text File  |  1989-04-13  |  44KB  |  783 lines
  1.            
  2.            
  3.                                          PC-PR
  4.                                      Version 1.7
  5.                              Copyright 1988, Jerry Medlin
  6.            
  7.            
  8.            PROGRAM DESCRIPTION
  9.            
  10.                 PC-PR is a payroll writing program for small and medium
  11.            size businesses.  The program runs on a IBM PC or compatible
  12.            computer with one disk drive and 128k memory.
  13.            
  14.                 PC-PR is Shareware.  That means you are free to try the
  15.            program and are encouraged to give copies to anyone who might
  16.            use it.  Since the federal tax tables are included in the
  17.            program, you will need an updated version of the program each
  18.            year.  The cost for the updated program is $35.  The program as
  19.            distributed, includes the 1989 federal tax tables.  To receive a
  20.            copy of the program with 1990 tax tables send $35 to:
  21.            
  22.                      Jerry Medlin
  23.                      P.O. Box 357
  24.                      Napa, Ca.  94559
  25.            
  26.                 The updated payroll program and a program to print 1989 W-
  27.            2's will be available in December 1989.  Your payment will
  28.            entitle you to a telephone number for limited telephone
  29.            assistance should you require it.
  30.            
  31.                 To run the payroll program, simply type "PC-PR" at the DOS
  32.            prompt.  If you want to specify a drive and path for your data
  33.            just add the drive and path description after the program name.
  34.            i.e. type "PC-PR C:PAYROLL\" to use the directory named PAYROLL
  35.            on the C drive for data files.  If you just want the root
  36.            directory on B drive you would type PC-PR B:
  37.            
  38.                 You will be asked to enter a date.  This date will be used
  39.            to date all of the payroll checks written.  You will also be
  40.            asked to enter a memo line to print on the payroll checks.  Just
  41.            press the Enter key if you do not wish to print a comment or
  42.            memo line on the payroll checks.
  43.            
  44.                 A menu is then displayed:
  45.            
  46.                      Enter or Change Employee Data
  47.                      Enter or Change Payroll Checks
  48.                      Print Employee Listing
  49.                      Print Payroll Check Listing
  50.                      Print Payroll Ledger
  51.                      Print Quarterly Summary
  52.                      Start a New Quarter or Year
  53.                      Enter or Change Employer Data
  54.                      Export Employee Data
  55.                      End Processing
  56.            
  57.                 Use the arrow keys to highlight your selection then press
  58.            return.            
  59.                 PC-PR is fast because it works with data in memory, but the
  60.            capacity is limited by available memory.  Available memory is
  61.            shared by the data.  With more employees on file, fewer payroll
  62.            checks can be entered.  PC-PR allows a maximum of 500 employees
  63.            and 1000 payroll checks per accounting period with 512k of
  64.            memory.  With 128k the capacity is reduced to about 200
  65.            employees and 200 checks.
  66.            
  67.                 Each time the menu is displayed, the number of payroll
  68.            checks that can be added with the available memory is printed at
  69.            the bottom of the screen.  The number of employees that can be
  70.            added is obtained by dividing this number by 2, as each employee
  71.            takes up twice as much memory as a payroll check entry.
  72.            
  73.                 Since a power interruption will result in loosing all the
  74.            data currently entered into the program, you should occasionally
  75.            save your data back to the disk.  This is done by selecting End
  76.            Processing from the menu.  The current data will be saved to the
  77.            disk then you will be asked "Do you want to end ?".  Just answer
  78.            with an "N" and you may resume processing.
  79.            
  80.            
  81.            THE PROCESSING CYCLE
  82.            
  83.                 Payroll checks may be written on any cycle from daily to
  84.            annually.  After each batch of payroll checks, you should print
  85.            the Payroll Check Listing report and the Payroll Ledger report.
  86.            This will provide a printed "audit trail".  Although the program
  87.            will work just fine without printing these reports, you will not
  88.            have any printed record of where you got all those numbers on
  89.            the employee's W-2.
  90.            
  91.                 Each time the program is run, all employee data is loaded
  92.            into memory.  You will then be asked: "Do you want to start a
  93.            new payroll period? (Y/N)".  Usually, you will answer Y to this
  94.            question and a new payroll period will be started.  If you ended
  95.            the previous payroll without printing any reports you should
  96.            answer with a "N", and all payroll checks written since the last
  97.            "Y" answer will be loaded into memory.  You can then continue
  98.            writing checks to be added to the previous batch of checks.
  99.            
  100.                 Payroll Checks are printed as the payroll data is entered.
  101.            When all of the payroll checks for the current payroll have been
  102.            printed, you may begin printing reports.  Reports may be printed
  103.            in any order and as often as desired.  If you discover an error
  104.            in any of the reports you may correct the problem and reprint
  105.            the report.  At any time you can stop processing by choosing the
  106.            End Processing selection from the menu.  Data will automatically
  107.            be saved.
  108.            
  109.                        ENTER OR CHANGE EMPLOYER DATA
  110.            
  111.                  Before you can do anything with PC-PR you need to enter a
  112.            screen of employer information.  This employer information need
  113.            only be entered once and then changed whenever any of the
  114.            relevant data changes.  This is done by selecting ENTER OR
  115.            CHANGE EMPLOYER DATA from the main menu.  When the program is
  116.            first run, most of the data is blank.  By using the up and down
  117.            arrows, you can select each field to be changed then by pressing
  118.            "C" you may change the information in that field.
  119.            
  120.                 Space is provided for the employer name (2 lines), employer
  121.            address (2 lines) and employer federal and state identification
  122.            numbers.  The first line of the employer name will be printed on
  123.            all reports.  The remaining name and address information is used
  124.            only for printing W-2's at the end of the year.
  125.            
  126.                 The number of paydays per year is required to calculate
  127.            federal income tax to be withheld and must be a number between 1
  128.            and 52.  Weekly payroll would be 52 paydays per year,
  129.            semimonthly payroll would be 24 paydays per year, biweekly
  130.            payroll would be 26 paydays per year and monthly payroll would
  131.            be 12 paydays per year.  If the federal withholding amounts are
  132.            calculating incorrectly, it is because you have not entered the
  133.            correct number for the number of paydays per year.
  134.            
  135.                 Next you must fill in the information for payroll
  136.            deductions.  There are 6 deductions possible with PC-PR.  The
  137.            first deduction will always be federal income tax withholding
  138.            (FWH).  The next deduction is Social Security or FICA, but you
  139.            may change this if you are not required to withhold Social
  140.            Security tax.  The remaining four deductions may be renamed for
  141.            your application.  You may also set a limit for each deduction
  142.            and the percentage to be withheld.  For instance social security
  143.            tax (FICA) for 1989 is limited to 7.51% of the first $480